Où vit le fichier de votre logo, et qui l’aura encore dans dix ans

Où vit le fichier de votre logo, et qui l’aura encore dans dix ans

La plupart des entreprises qui nous demandent de reconstruire un logo ne l’ont pas perdu d’un coup. Personne n’a effacé un dossier par accident. Il n’y a pas eu de vol d’ordinateur ni de disque grillé.

Le fichier a simplement cessé d’être trouvable, un peu chaque année, sans que personne s’en aperçoive.

C’est un problème de garde, pas un problème de sauvegarde. Et il se règle aujourd’hui, pendant que le fichier existe encore, en une vingtaine de minutes.

Ce que ce guide ne refait pas

Ce texte ne traite pas la récupération d’un logo déjà perdu. Ce cas a ses propres articles sur ce blogue, selon qu’il ne reste qu’une photo, une carte d’affaires imprimée ou une capture d’un ancien site.

Il ne traite pas non plus la liste des fichiers à réclamer à votre graphiste au moment de la livraison, ni la question des droits sur ces fichiers, ni un guide de marque avec ses codes de couleur et ses règles typographiques. Ce sont trois sujets distincts, et ils sont traités ailleurs.

Enfin, il ne traite pas le cas du fichier qui refuse de s’ouvrir sur votre ordinateur, qui a son propre article. Ici, le fichier s’ouvre. La question est de savoir si quelqu’un le retrouvera quand vous ne serez plus là pour dire où il est.

Cinq endroits où un logo disparaît sans que personne le remarque

Le premier est le studio qui l’a dessiné. Un graphiste garde ses projets, souvent longtemps, et beaucoup rendent service des années plus tard. Mais son archive n’est pas la vôtre. Il change d’ordinateur, de logiciel, d’adresse, de métier. Il prend sa retraite. Une entreprise qui dépend de l’archive de son fournisseur n’a pas d’archive.

Le deuxième est l’ordinateur d’une personne. Le fichier est arrivé par courriel dans la boîte de quelqu’un, il a été enregistré dans ses documents, et cette personne est devenue sans le vouloir la gardienne de l’identité visuelle de l’entreprise. Elle part, change de poste, ou son poste de travail est remplacé un vendredi soir.

Le troisième est le fournisseur qui détient la seule version utilisable. C’est le cas le plus fréquent et le plus invisible. L’imprimeur, le brodeur ou le poseur d’enseigne a reçu un fichier médiocre, l’a nettoyé ou redessiné pour pouvoir travailler, et c’est cette version corrigée qui a servi. Elle est excellente. Elle est chez lui. Personne dans l’entreprise n’en a la copie.

Le quatrième est le format. C’est le seul des cinq qui ne dépend de personne, et c’est celui que les organisations dont c’est le métier surveillent en continu. Bibliothèque et Archives nationales du Québec écrit dans sa politique de préservation numérique que celle-ci « énonce notamment les principes visant à limiter les menaces de perte dans un contexte où ces dernières sont accentuées par l’obsolescence des formats et des supports de données ». La même politique précise que l’institution « assure une veille de l’obsolescence des supports et des formats de fichiers » et qu’elle « peut procéder à des migrations » pour garder ses fichiers lisibles. Une institution nationale consacre donc une fonction permanente à ce problème. Une PME n’a pas cette fonction, et son logo vit exactement dans le même monde.

Le cinquième est la divergence. Il n’y a pas un fichier, il y en a six, tous légèrement différents, et plus personne ne sait duquel les autres descendent. Ce n’est pas une perte, c’est pire : c’est une perte qu’on ne voit pas, parce que chaque copie donne l’illusion que le logo est en sécurité.

La différence entre une copie et un maître

C’est la seule notion à retenir de cet article, et elle n’a rien de technique.

Un maître est le fichier dont tous les autres sont dérivés. Une copie est un fichier qui a été produit à partir du maître pour un usage précis.

Le test est une question, et elle se pose fichier par fichier : celui-là, de quel autre fichier vient-il ? Si vous pouvez répondre pour chaque version que vous possédez, vous avez un maître. Si la réponse est « je ne sais pas » ou « celui-là, c’est celui que l’imprimeur nous avait renvoyé », vous avez une collection.

Une image tirée de votre site web n’est jamais un maître. Un fichier reçu d’un fournisseur n’est pas un maître non plus, même s’il est de meilleure qualité que le vôtre, parce que vous ne savez pas ce qu’il a modifié pour le produire.

Pourquoi le format compte plus que l’endroit où vous rangez le fichier

Le réflexe est de penser au support : un disque externe, un service en ligne, une clé rangée dans un tiroir. C’est utile, mais c’est secondaire, parce que le support se remplace facilement et se copie en une minute.

Ce qui ne se remplace pas, c’est la capacité d’ouvrir le contenu.

Sur ce point, tous les formats ne se valent pas, et la raison est simple. Le SVG est un format vectoriel dont la spécification du W3C dit qu’il s’agit d’un langage servant à décrire des graphiques bidimensionnels, qu’il utilise la syntaxe XML et qu’il constitue une application du XML. Autrement dit, son contenu est du texte structuré. Un fichier dont le contenu est du texte reste lisible tant qu’il existe un éditeur de texte, ce qui est le pari le plus sûr qu’on puisse faire sur dix ans.

À l’inverse, un fichier natif de logiciel dépend d’un logiciel précis, dans une version précise, appartenant à une entreprise précise. Il est souvent le meilleur fichier de travail, et il doit exister. Mais il ne doit pas être le seul.

La conclusion pratique tient en une phrase : gardez le fichier de travail, et gardez à côté une version vectorielle dans un format dont le contenu est du texte. Deux fichiers, pas dix.

L’inventaire de vingt minutes

Voici l’exercice, et il ne demande aucun logiciel.

Ouvrez un document vide. Listez tous les endroits où une version de votre logo se trouve aujourd’hui : les dossiers de l’entreprise, la boîte de courriels de la personne qui a fait affaire avec le graphiste, le site web, les réseaux sociaux, l’ordinateur du comptable, le dossier de l’imprimeur, la clé USB du kiosque de l’an dernier.

Pour chaque entrée, écrivez deux choses seulement : d’où vient ce fichier, et qui d’autre dans l’entreprise sait qu’il est là.

L’exercice échoue presque toujours au même endroit. Une ou deux lignes portent la mention « je ne sais pas d’où il vient », et ce sont précisément les versions les plus utilisées, parce qu’elles étaient les plus faciles à trouver.

Ensuite, nommez un seul endroit qui fait autorité, accessible à au moins deux personnes, et écrivez cette adresse quelque part qui survit au départ d’un employé. Ce n’est pas une opération informatique, c’est une décision.

Quand il n’y a plus de maître

Il arrive que l’inventaire donne un résultat sans ambiguïté : il ne reste que des images. Un PNG sur le site, une capture d’un vieux document, un fichier reçu d’un fournisseur qui a fermé.

Dans ce cas, il n’existe aucune manipulation qui transforme une image en maître. Le tracé doit être redessiné, et c’est exactement ce qu’est un travail de vectorisation professionnel : reconstruire un fichier vectoriel propre à partir de la meilleure image disponible, puis en livrer les déclinaisons.

La différence entre le faire aujourd’hui et le faire dans cinq ans est le point de départ. Aujourd’hui, la meilleure image disponible est probablement bonne. Dans cinq ans, ce sera peut-être la photo d’une enseigne prise de travers.

Si votre inventaire s’arrête à « nous n’avons que des images », envoyez-nous la meilleure que vous ayez et nous vous dirons ce qu’il est possible d’en reconstruire, avant que ce soit la seule qui reste.

Questions fréquentes

Combien de fichiers de logo faut-il vraiment garder ?

Deux catégories, pas plus. Le fichier de travail qui vient du graphiste, et une version vectorielle dans un format dont le contenu est du texte. Tout le reste est une copie produite pour un usage, et une copie se refabrique en quelques minutes à partir du maître. C’est justement le signe qu’elle n’a pas besoin d’être conservée précieusement.

Mon imprimeur a une version corrigée de mon logo. Est-ce que je devrais la demander ?

Oui, et le plus tôt possible, parce que c’est souvent le meilleur fichier en circulation. Demandez-la en précisant ce que vous voulez savoir : ce qu’il a modifié et à partir de quoi il a travaillé. Sans cette réponse, vous récupérez un fichier utilisable mais dont vous ignorez la filiation, ce qui vous laisse une copie de plus au lieu d’un maître.

Le nuage ne règle-t-il pas le problème tout seul ?

Il règle la partie facile, celle de la copie et du support. Il ne règle ni l’obsolescence du format, ni la divergence entre six versions, ni le fait que personne ne sache lequel des fichiers fait autorité. Un dossier partagé qui contient onze fichiers de logo sans indication de filiation reproduit exactement le problème, en plus accessible.

Que faire si le graphiste d’origine est introuvable ?

Cessez de compter dessus et faites l’inventaire avec ce que vous avez. Dans la majorité des cas, il reste au moins une version de bonne qualité quelque part, souvent chez un fournisseur. Si l’inventaire ne remonte que des images, la sortie est un redessin vectoriel, et il vaut mieux le lancer pendant qu’une image nette existe encore.

À quelle fréquence faut-il refaire cet exercice ?

Aux moments où l’information sort de l’entreprise plutôt qu’à date fixe. Un départ, un changement de comptable, un changement d’imprimeur, une refonte de site. Ce sont les moments où le lien entre le fichier et la personne qui savait où il était se rompt, et ils sont plus faciles à repérer qu’un rappel annuel que personne ne suit.

FAQ

Combien de fichiers de logo faut-il vraiment garder ? Deux catégories, pas plus. Le fichier de travail qui vient du graphiste, et une version vectorielle dans un format dont le contenu est du texte. Tout le reste est une copie produite pour un usage, et une copie se refabrique en quelques minutes à partir du maître.

Mon imprimeur a une version corrigée de mon logo. Est-ce que je devrais la demander ? Oui, et le plus tôt possible, parce que c’est souvent le meilleur fichier en circulation. Demandez-la en précisant ce que vous voulez savoir : ce qu’il a modifié et à partir de quoi il a travaillé. Sans cette réponse, vous récupérez une copie de plus au lieu d’un maître.

Le nuage ne règle-t-il pas le problème tout seul ? Il règle la partie facile, celle de la copie et du support. Il ne règle ni l’obsolescence du format, ni la divergence entre six versions, ni le fait que personne ne sache lequel des fichiers fait autorité.

Que faire si le graphiste d’origine est introuvable ? Cessez de compter dessus et faites l’inventaire avec ce que vous avez. Si l’inventaire ne remonte que des images, la sortie est un redessin vectoriel, et il vaut mieux le lancer pendant qu’une image nette existe encore.

À quelle fréquence faut-il refaire cet exercice ? Aux moments où l’information sort de l’entreprise plutôt qu’à date fixe : un départ, un changement de comptable, un changement d’imprimeur, une refonte de site.