Qu’est-ce qu’un en-tête de lettre ? À quoi sert un en-tête de lettre ?
Par définition, l’en-tête est la conception qui figure en haut d’un document commercial.
Il comprend généralement le nom et l’adresse de l’entreprise, ainsi que ses coordonnées (adresse électronique, numéros de téléphone et adresse du site web).
Le logo de l’entreprise est imprimé avec les autres détails. L’en-tête de lettres est utilisé pour créer tous les documents et lettres officiels de l’entreprise.
Par exemple, vous pouvez insérer l’en-tête sur des documents ou lettres comme :
- Avis à émettre à des individus, des groupes ou des entreprises
- Factures et lettres envoyées aux clients
- Lettres d’offre d’emploi envoyées aux candidats
- Lettres de présentation jointes aux propositions et présentations de l’entreprise
- Procès-verbaux des réunions tenues
- Communication interne entre les différents services de l’entreprise
Qu’est-ce qu’un en-tête professionnel ? Que doit-il contenir ?
Un en-tête de lettre professionnel doit être conçu méticuleusement. L’en-tête de lettre professionnel est utilisé pour envoyer tout avis ou document confidentiel sous forme de copie papier à vos clients, partenaires commerciaux ou autres services de l’entreprise.
Les en-têtes professionnels contribuent à faire une forte impression dans l’esprit du destinataire.
Les quatre éléments clés mentionnés ci-dessous sont importants pour la création d’un en-tête de lettre professionnel.
Détails de base
Un en-tête de lettre professionnel efficace doit inclure tous les détails de base de l’entreprise, tels que :
- Le nom de l’entreprise
- Le logo de l’entreprise
- L’adresse de l’entreprise
- Les coordonnées (adresse électronique, numéros de téléphone et de télécopie)
- L’adresse du site web.
Le nom de l’entreprise est l’élément essentiel d’un en-tête de lettre professionnel ; les autres informations doivent être placées sous le nom de l’entreprise.
Mise en page du en-tête de lettre
La mise en page de l’en-tête de lettre doit pouvoir inciter le lecteur à lire le nom de l’entreprise, qui figure en haut de la page.
Il est donc important d’utiliser une police de caractères claire et attrayante pour l’en-tête de lettre. La police du nom doit être la plus grande de la page, et les autres éléments de l’en-tête de lettre doivent avoir une taille de police comprise entre 10 et 12 par exemple.
Il faut veiller à ce que l’en-tête n’ait pas l’air surchargé, qu’il soit clair à lire et agréable à regarder.
N’oubliez pas de ne jamais utiliser deux polices de caractères différentes dans l’en-tête.
Choisissez une police de caractères qui reflète votre image de marque. Times New Roman est le choix le plus courant, car elle est considérée comme une police formelle.
Principaux rôles des en-tête dans les lettres d’affaires
Dans cette partie, voyons comment les en-tête peuvent contribuer à dynamiser une entreprise :
- Introduction à votre entreprise
L’en-tête de lettre est l’un des supports les plus importants de toute entreprise. C’est pourquoi il suffit de dire que l’en-tête de lettre est l’une des choses les plus précieuses de l’entreprise, sur lequel le logo de l’entreprise et d’autres coordonnées sont joliment présentés.
Chaque entreprise a son propre en-tête de lettre. Ceux qui peuvent à la fois diffuser l’image de l’entreprise, mais aussi la façonner et la distinguer d’une entreprise à l’autre. Souvent, les clients potentiels reconnaissent une marque par son logo placé sur les lettres ou les courriels.
C’est pourquoi il ne faut pas sous-estimer l’importance d’un en-tête de lettre lorsqu’il est utilisé dans une entreprise. Pour l’entreprise, avec une disposition soignée de son logo, l’en-tête de lettre apporte un complément positif à l’image de la marque.
- Une signification juridique
L’en-tête de lettre est souvent utilisé dans toutes les correspondances officielles car il est considéré comme un document légal. Pour être plus précis, l’en-tête de lettre d’une société représente l’ensemble de l’entreprise par sa signification, son sens et sa priorité d’utilisation.
- Donner du professionnalisme
Les clients sont satisfaits s’ils sont considérés comme formels. La lettre commerciale est en soi formelle. Ce sentiment de professionnalisme peut être renforcé par la bonne disposition de l’en-tête de lettre.
Du point de vue de la plupart des clients, la taille de l’entreprise n’a peut-être aucune importance, mais l’en-tête est sans conteste la règle qui permet de mesurer la compétence d’une entreprise. Sans ce facteur, la lettre d’affaires sera dépouillée et donnera aux clients des raisons de douter de la capacité de ladite entreprise.
C’est pourquoi les entreprises, grandes et petites, s’efforcent de personnaliser leur professionnalisme auprès de leurs clients potentiels par l’utilisation d’en-têtes de lettres. Ainsi, le sens du sérieux, la marque de l’entreprise et ce qu’elle représente sont effectivement établis, tandis que le sentiment qu’il s’agit d’une lettre personnelle est atténué.
- L’en-tête de lettre est vendeur
En plus de représenter l’entreprise, l’en-tête de lettre contribue également à sa promotion. C’est compréhensible, car les lecteurs doivent d’abord être accrochés par un en-tête accrocheur avant de décider de continuer à lire ou non.
C’est une autre raison pour laquelle il est considéré comme un facteur vital pour toute entreprise : Un en-tête de lettre, s’il est judicieusement combiné avec le bon design, le bon modèle, etc., peut donner aux lecteurs une bonne impression du professionnalisme de l’entreprise.
Si l’en-tête de lettre plaît aux yeux du client potentiel, il fera la promotion de la marque avec succès.
- Persuasion du client
La première impression est très importante. Ce que les gens voient au premier coup d’œil les persuadera ou les découragera de continuer à lire. Dans ce cas, c’est l’en-tête de la lettre qui attirera d’abord le regard du client.
Les gens se sentent plus en sécurité avec des lettres qui dégagent un sentiment explicite grâce à un en-tête bien présenté. Ainsi, il est fort probable que l’entreprise dont la lettre d’affaires comporte un en-tête approprié soit mieux vu.
L’en-tête transmet les détails importants de l’entreprise, ce qui contribue à renforcer le sentiment d’honnêteté et de fiabilité et à donner un aperçu clair de la vision de l’entreprise.
De plus, le papier à en-tête contribue à donner de l’autorité à l’image de marque de l’entreprise et la rend plus qualifiée. En outre, grâce aux en-têtes, les entreprises montrent que leurs lettres sont officiellement envoyées par une entreprise réelle et active, et non par une fraude.
- Outil de marketing
Les en-têtes fournissent aux lecteurs (qui peuvent être de futurs clients) des informations de contact correctes et claires afin qu’ils puissent entrer facilement en contact avec l’entreprise.
En d’autres termes, en fonction de la conception, du modèle et de la résolution de l’en-tête de lettre, celui-ci peut devenir un outil utile pour attirer des clients potentiels et stimuler les ventes de l’entreprise.