La police de votre marque n’existe pas dans Word : que choisir pour vos documents ?

Si la police de votre charte graphique n’est pas disponible dans Word, choisissez une police de remplacement déjà installée sur tous les ordinateurs, dont la forme rappelle celle de votre marque, et imposez-la dans des modèles de documents. La police d’origine reste réservée au logo et aux supports produits par votre graphiste. La police de remplacement sert à tout ce que votre équipe rédige elle-même.

Le problème est plus courant qu’on le pense. Une soumission préparée sur un poste s’ouvre sur un autre dans une police imprévue, les lignes changent de longueur, un tableau déborde sur la page suivante et le titre perd toute ressemblance avec votre logo. Rien de dramatique, mais à force, vos documents donnent l’impression que personne n’est responsable de l’image de l’entreprise.

Pourquoi la police de votre logo manque-t-elle sur les ordinateurs de l’équipe ?

La typographie d’un logo est choisie pour son caractère. Il s’agit souvent d’une police professionnelle achetée par le graphiste, d’une police distinctive peu répandue, ou même de lettres dessinées sur mesure qui n’existent sous forme de police nulle part. Dans tous ces cas, elle n’est installée que sur les postes de l’équipe de design.

Les ordinateurs de vos employés, eux, contiennent les polices fournies avec le système d’exploitation et la suite bureautique. Ces polices varient d’ailleurs d’un appareil à l’autre : un poste Windows, un Mac et un téléphone n’ont pas exactement la même liste. Un document qui paraît parfait chez la personne qui l’a créé peut donc s’afficher autrement chez son collègue ou chez le client.

Que se passe-t-il quand un document s’ouvre sans la bonne police ?

Quand un logiciel ne trouve pas la police demandée, il la remplace automatiquement par une autre, sans toujours vous prévenir. Ce remplacement a plusieurs conséquences visibles :

• la longueur des lignes change, car chaque police occupe une largeur différente ;
• les sauts de page se déplacent et un tableau ou une signature peut glisser sur une page presque vide ;
• les titres perdent leur personnalité et ne rappellent plus du tout votre marque ;
• certains caractères accentués ou symboles peuvent s’afficher de façon inattendue avec une police mal choisie.

Pour un cabinet comptable qui envoie des propositions de services, ou pour un entrepreneur qui transmet des soumissions détaillées, ces écarts sont plus que cosmétiques. Le client remarque qu’un document est mal mis en page, même s’il ne sait pas pourquoi.

Police de titrage et police de texte : deux besoins différents

La police d’un logo est généralement une police de titrage. Elle est faite pour être vue en grand, en quelques mots. Utilisée sur trois pages de texte courant, elle fatiguerait le lecteur, même si elle était installée partout.

Il est donc utile de séparer deux besoins :

• La police de titrage sert aux titres, aux intertitres et aux éléments courts. Elle doit rappeler l’esprit du logo.
• La police de texte sert aux paragraphes, aux tableaux et aux notes. Elle doit d’abord être lisible et stable d’un poste à l’autre.

Dans bien des cas, une seule police de remplacement bien choisie couvre les deux usages dans les documents de l’équipe, avec des graisses différentes pour distinguer titres et texte. C’est la solution la plus simple à faire respecter.

Comment choisir une police de remplacement proche de votre marque ?

Une police de remplacement n’a pas besoin d’être identique à celle du logo. Elle doit partager sa famille et son allure générale. Voici les critères à comparer :

• La famille : avec ou sans empattements. Un logo à empattements classique appelle une police à empattements, un logo moderne et géométrique appelle une police sans empattements.
• La forme des lettres rondes : un o parfaitement circulaire ou plutôt ovale change beaucoup l’impression d’ensemble.
• La largeur : une police étroite et une police large ne racontent pas la même chose, même à graisse égale.
• Le contraste des traits : des traits d’épaisseur uniforme paraissent techniques, des pleins et déliés marqués paraissent plus élégants.

Par exemple, une clinique dont le logo utilise une police sans empattements aux formes rondes sera bien servie par une police système sans empattements, simple et ouverte. Un notaire ou une firme de conseil dont le logo est à empattements pourra se tourner vers une police à empattements comme Georgia, conçue pour bien se lire à l’écran.

Testez toujours le candidat sur un vrai document, avec vos titres, vos tableaux et vos accents. C’est souvent à ce moment qu’une police qui semblait proche révèle ses limites.

Quelles polices s’affichent partout : Word, Google Docs, courriels ?

Le bon choix dépend des outils que votre équipe utilise vraiment.

Word et la suite bureautique

Les polices installées par défaut avec le système et la suite bureautique sont les plus sûres. Des polices comme Arial, Verdana, Georgia ou Times New Roman sont présentes sur la grande majorité des ordinateurs Windows et Mac. Calibri accompagne la suite Office. Vérifiez quand même sur un poste de chaque type que vous utilisez.

Google Docs

Google Docs donne accès à une vaste bibliothèque de polices en ligne, sans installation. C’est un avantage : vous pouvez y choisir une police plus proche de votre marque, que tous vos collaborateurs verront de la même façon dans le navigateur. Attention toutefois au téléchargement en format Word, qui peut faire réapparaître le problème chez un destinataire qui n’a pas cette police.

Les courriels

Un courriel s’affiche avec les polices installées chez le destinataire. Une police rare sera presque toujours remplacée. Pour le corps du message et la signature, une police système courante est donc la seule option fiable. Si vous voulez que votre signature reflète vraiment votre identité, l’élément graphique peut être intégré sous forme d’image, comme dans nos signatures de courriel animées, tandis que le nom et les coordonnées restent en texte lisible.

Des modèles de documents qui imposent la bonne police

Désigner une police ne suffit pas. Sans modèle, chacun revient à ses habitudes en quelques documents. La solution durable consiste à préparer des modèles prêts à l’emploi :

• un modèle de lettre avec en-tête, logo et pied de page ;
• un modèle de soumission ou de proposition avec ses tableaux déjà formatés ;
• un modèle de rapport avec page couverture et styles de titres ;
• un modèle de présentation pour les rencontres avec les clients.

Dans ces modèles, la police ne doit pas être appliquée à la main, mais intégrée aux styles du document : Titre 1, Titre 2, Normal, Légende. Ainsi, quand un employé ajoute un intertitre, il obtient automatiquement la bonne police, la bonne taille et la bonne couleur. Placez ensuite ces modèles dans un dossier partagé unique et retirez les anciennes versions.

Pour les documents dont l’apparence compte vraiment, comme une offre de services envoyée à un client important, exportez la version finale en PDF. Le PDF intègre les polices utilisées et s’affiche de la même façon sur tous les appareils. Ces modèles complètent naturellement votre papeterie d’entreprise imprimée.

Comment inscrire la règle dans votre guide de marque ?

Votre guide de marque devrait contenir une courte section typographique qui distingue clairement les deux mondes :

• la police de marque, réservée au logo et aux supports produits par un graphiste ;
• la police de remplacement, à utiliser dans Word, Google Docs, les présentations et les courriels ;
• les graisses et les tailles recommandées pour les titres et le texte courant ;
• l’emplacement des modèles officiels.

Ajoutez un exemple de page bien formatée, plutôt qu’une longue explication. Une règle écrite en une phrase et illustrée par un exemple a beaucoup plus de chances d’être suivie qu’un document technique que personne n’ouvre.

Questions fréquentes

Peut-on simplement installer la police de la marque sur tous les postes ?

C’est possible dans certains cas, mais ce n’est pas une solution complète. Même si tous vos employés ont la police, vos clients et vos partenaires ne l’auront pas. Un document Word envoyé à l’extérieur sera donc quand même affiché avec une police de substitution. La police de remplacement reste nécessaire pour tout ce qui circule hors de l’entreprise en format modifiable.

Word peut-il intégrer la police directement dans le fichier ?

Word sur Windows propose une option qui intègre les polices dans le document lors de l’enregistrement. Elle peut dépanner, mais son résultat varie selon la police, la version du logiciel et l’appareil qui ouvre le fichier. Elle alourdit aussi le document. Pour une présentation fiable chez le destinataire, l’export en PDF reste la méthode la plus sûre.

Quelle taille de police utiliser pour le texte courant dans Word ?

Pour un document imprimé ou lu à l’écran, on recommande souvent une taille de 10 à 12 points pour le texte courant, selon la police choisie. Une police large comme Verdana paraît plus grande à taille égale qu’une police étroite. Faites un essai imprimé et ajustez pour que le texte soit confortable à lire sans paraître surdimensionné.

Notre logo a été dessiné à la main, sans police : comment faire ?

Dans ce cas, il n’existe aucune police à installer. Le graphiste choisit une police d’accompagnement qui partage l’esprit des lettres dessinées, pour les titres de vos supports professionnels, puis une police système voisine pour les documents de l’équipe. Le logo garde ainsi son caractère unique, et vos documents conservent une parenté visible avec lui.

Des documents fidèles à votre marque avec Conception-Logo.com

Nos graphistes choisissent pour vous une police de remplacement cohérente avec votre logo, la consignent dans votre guide et préparent des modèles de documents simples à utiliser par toute l’équipe. Ce travail fait partie d’une démarche d’identité visuelle pensée pour la réalité de vos outils.

Appelez-nous au 514 665-6715 pour en discuter ou demandez une soumission sans engagement.